Týmová spolupráce

Zaptime usnadňuje týmovou spolupráci – umožní vám zakládat týmy, přidávat členy, nastavovat role a spravovat týmové rezervace. Vše je navržené tak, aby práce s kolegy byla co nejjednodušší a přehledná. V této nápovědě vás celým procesem provedeme krok za krokem. Pojďme se do toho pustit!

Jak založit tým?

Pro využití této funkce je potřeba mít nejdříve aktivní osobní předplatné. Po zakoupení osobního tieru získáte možnost zakládat týmy a spravovat týmovou spolupráci.

Jak funguje platba za týmy:

• Za sebe v týmech neplatíte nic navíc – vaše účast je již plně zahrnuta v rámci vašeho osobního předplatného
• Za ostatní členy týmu se platí automaticky až v momentě, kdy přijmou pozvánku do týmu
• Částka za nového uživatele bude automaticky stržena z vaší zadané platební karty
• Perioda platby za členy týmu se odvíjí od vašeho osobního předplatného (měsíční/roční)

Samotné založení týmu je pak velmi snadné. Po přihlášení do svého Zaptime účtu stačí kliknout na své jméno v levém dolním rohu, vybrat možnost Týmy > + Nový tým. Jako zakladatel týmu se automaticky stanete jeho majitelem.

Jak pozvat ostatní uživatele do týmu?

Po vytvoření týmu do něj můžete přidat další uživatele prostřednictvím jejich e-mailové adresy a přiřadit jim jejich roli v týmu (význam jednotlivých rolí). E-mailová adresa nemusí být registrovaná v Zaptime. Pokud není, bude na ni odeslána pozvánka k vytvoření účtu, ve kterém následně najdete i pozvánku do týmu.

Jak zrušit tým?

Pro zrušení týmu stačí, aby jeho majitel kontaktoval Zaptime podporu na chatu nebo na support@zaptime.app, kde mu pomůžeme se všemi potřebnými kroky a celý proces společně dokončíme.

Jak vytvořit týmové události a jak fungují?

Aby se událost zobrazila v týmu a mohli k ní mít přístup i ostatní členové, je nutné při jejím vytvoření zvolit možnost Týmová událost a vybrat požadovaný tým. V sekci Týmové přiřazení mohou členové v rolích Majitel, Admin a Uživatel, je-li zakladatelem události, určit, komu bude událost přiřazena, a pokud bude přiřazena více členům, může zvolit způsob rozdělování rezervací (tzv. Round Robin). Další z funkcí týmových událostí je možnost nastavení kalendářem spravované dostupnosti a týmové automatizace v sekci Automatizace.

Co znamená Round Robin?

Jedná o způsob rozdělování rezervací mezi jednotlivé členy týmu pro případ, že v konkrétní rezervovaný čas budou k dispozici dva či více členů týmu současně. Jde tedy o jakýsi algoritmus, dle kterého se rezervace v rámci jednoho týmu budou přiřazovat jeho členům. K dispozici jsou dvě možnosti - rovnoměrné rozdělení nebo prioritní přiřazení, kdy vybraný člen dostává rezervace vždy přednostně.

Jak se klientovi nabízejí termíny

Termín se v týmovém kalendáři zobrazí vždy, když je v daném čase volný alespoň jeden člen týmu. Dostupnosti členů se tedy sčítají, neprolínají se. Klient uvidí i časy, kdy je k dispozici jen jeden z vás.

Jak se vybírá, komu rezervace připadne (rovnoměrné rozdělení)

V okamžiku, kdy klient potvrdí konkrétní termín, systém:

1. vezme jen ty členy týmu, kteří jsou v tom konkrétním čase skutečně volní – podle své dostupnosti, propojeného kalendáře i případných limitů rezervací,
2. u každého z nich spočítá, kolik má dosud potvrzených rezervací v tomto kalendáři celkem,
3. rezervaci přidělí tomu, kdo jich má nejméně.

Nejde tedy o pevné střídání „jeden – druhý", ale o průběžné dorovnávání podle aktuálního stavu. Pokud je v daný čas volný jen jeden člen, rezervaci dostane on – a započítá se mu do celkového počtu. Do vyrovnávání se tak počítají všechny rezervace, nejen ty ze společných (překryvných) časů. Při dalším společném termínu se proto systém automaticky přikloní k tomu, kdo je v počtu pozadu.

Dvě drobnosti, které se hodí vědět:

• Do počtu se zahrnují jen potvrzené rezervace, zrušené se nezapočítávají.
• Počítá se celá historie daného kalendáře, ne jen poslední týden či měsíc. Nový člen týmu tak bude zpočátku preferovaný, dokud ostatní nedožene.

Když mají členové týmu různě velkou dostupnost

Systém se vždy snaží počty dorovnávat, ale dorovnat je může jen v časech, kdy jsou dostupní oba (resp. více) členů. Pokud má jeden člen výrazně více otevřených hodin než ostatní, nasbírá ve „svých" exkluzivních časech rezervace, které ostatní nemají jak dohnat – ve společných slotech sice připadnou všechny jim, ale společných slotů je omezený počet.

Zjednodušeně: dlouhodobě vyrovnaný počet rezervací je dosažitelný jen tehdy, když je společných hodin dost na to, aby vyvážily rozdíl v exkluzivních hodinách. Pokud jich dost není, systém bude vždy preferovat toho s méně rezervacemi, ale k přesné rovnosti se nedostane.

Co s tím doporučujeme:

• Zvětšit překryv dostupností – čím víc hodin jsou volní všichni členové, tím víc má algoritmus prostoru vyvažovat.
• Zvážit režim Priorita, pokud vám nejde o rovnoměrnost, ale o dané pořadí, kdo má rezervaci dostat přednostně.

Co znamenají jednotlivé role členů týmu?

Majitel

• zakladatel týmu
• může kontaktovat Zaptime podporu za účelem zrušení týmu
• může pozvat ostatní uživatele a přiřazovat jim role
• může měnit role členů týmu
• může odebírat členy
• má přístup k týmovým reportům
• může spravovat předplatné
• může spravovat všechny týmové události

Admin

• může opustit tým
• může měnit role členů týmu (kromě majitele týmu)
• má přístup k týmovým reportům
• může spravovat všechny týmové události

Uživatel

• může spravovat své týmové události